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第27期乐分享课堂笔记

课程时间：/4/23，周二，20:00-20:45

课程名称：清华PPT课第2讲-高效制作高格调PPT

讲课群友：

艾小米，一季群友，现任某教育机构市场总监，曾任清华某学院高管课程市场推广负责人3年，学院内部PPT培训讲师。PPT达人，擅长制作各类PPT，并利用PPT制作各类市场物料（宣传册及单页、海报、营销长图等）

课件领取：见文末

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前言：职场必备技能-PPT制作

PART1认识PPT：PPT菜单栏

1.菜单栏常用工具介绍

1.1文字/段落的格式与形状

1.2插入菜单

2.让PPT更美观：常用工具使用技巧

2.1PPT背景设置

2.2PPT尺寸设置

2.3文字段落间距设置

2.4字体格式设置

2.5颜色设置

2.6形状设置

2.7SmartArt设置

2.8图表设置

2.9快捷键的使用

PART2使用PPT：PPT模板使用

1.PPT模板找寻：几个不错的网站丨工具

2.套用PPT模板的常见误区丨案例

3.PPT模板正确使用的五个步骤

4.图片素材网站推荐丨工具

结束： 的建议

-正文-

图1

Hello，大家晚上好，感谢各位收听本次关于PPT制作的分享。（图1）

前言

职场必备技能：PPT制作

大家都知道，PPT技能在职场中越来越重要。有人因为PPT做的好，受到领导的重视；也有人因为PPT做的太烂丢掉了工作。

比如之前一个百度用户体验部总监就因为参加在一场活动上展示的PPT太丑，被百度开除。这则新闻相信大家还是有些印象的。

我来放两张截图，大家可以感受下他做的PPT和别人做的PPT之间的区别。（图2.3）

图2

图3

图2是前百度总监做的PPT截图，图3是其他人做的。

大家对比一下，高下立见。

大家也可以想想，他的PPT是否有你平时做PPT的影子？如果有的话，建议尽快提高自己的PPT技能，别让PPT阻碍了自己的职业晋升。

那么，对于没有任何设计经验的人来说，如何制作PPT呢？

市面上有很多关于PPT制作的课程，但讲的很多都是理论方面的知识，很容易变成那种“一听就会，一动手就废”。

图4

那么，今天我给大家做的这次PPT制作技巧分享可以把它看成是一个PPT制作速成班，在这次课上我主要给大家分享两部分内容：

1.认识PPT，PPT里究竟有什么

2.使用PPT，如何使用PPT模板快速地制作出高B格的PPT来

PART1

认识PPT：PPT菜单栏

图5

好，我们来讲 部分，认识PPT，PPT这个软件里究竟有什么？（图5）

1.菜单栏常用工具介绍

图6

首先，我们打开PPT软件界面，认识PPT的菜单栏。（图6）

1.1设置文字及段落的格式与形状

图7

这里给大家分享几个我们常用的菜单栏。（图7）

如上图（图7）中，我们用绿框框出来的菜单，从左到右，分别是：

字体选择框：在这里可以选择字体；

字号选择框：选择字号，控制字的大小；

颜色选择框：控制字的颜色。

紧挨着右侧的绿框中，下方的一行是文本文字对齐方式的选择。整个文本的文字，一般会选择图中小绿框圈出来的方式：两端对齐。其他的方式根据需要可以选择是居左、居右还是居中。

上述菜单栏主要是用来设置文字格式和形状。

1.2插入菜单

图8

我们再来看另外一组菜单：插入。（图8）大家可以看图，图中绿框中的依次是：

表格：可以在PPT里插入表格；

形状：插入各种形状，比如线、矩形框、圆形框、尖头等等；

图片：插入各种图片，图片需要自己搜集，后面我也会给分享一些图片素材的网站；

SmartArt图形：插入图形；

图表：插入图表，有柱状图、折线图、饼图等；

文本框：插入文字。

下面我会给大家详细介绍各项插入菜单的使用方法。

1.2.1插入形状及SmartArt图形

图9

上图就是插入形状的展示。（图9）

点击形状按钮就会出来一个框，里面是各种各样的形状。我们常用的一些形状主要有：线条、矩形框、圆形、三角、多边形、以及一些箭头。我们需要插入哪个形状就直接用鼠标点击哪个形状，即可插入到PPT里。

右半部分是插入SmartArt图形，可以看到这里有很多逻辑关系的图形：列表、进程、循环、层次结构等等，可以选择适合自己的来使用。

1.2.2插入图表

图10

上图插入图表的展示。（图10）

可以看到点击图表按钮后会出现很多图表：柱状图、折线图、饼图、面积图等等。咱们常用的一般是柱状图和饼图。

2.让PPT更美观：菜单栏常用工具使用技巧

图11

认识了这些菜单之后，我们就来看看如何使用它们。（图11）

其实这个使用不是一般意义上的使用。就像我上面说的那样，想插入哪个图形或图标，直接鼠标点击插入就可以了，或者插入文字、直接编辑文字等操作，这些操作其实是很简单的。

PPT的漂亮与否，关键就在于你对这些形状和文字的二次编辑，其中包括颜色的设置、大小的设置、各种形状的排列，字体的设置和排列等等，这些要素决定了我们的PPT是否有格调，拿得出手。

图12

图13

比如上面这两张图。（图12.13）

大家其实可以看到，同样是插入表格，但 张PPT上面的表格，明显没有第二张的美观、条理性好。

下面主要跟大家说说，我们怎样操作可以让PPT更加美观。

2.1PPT背景设置

图14

首先看下PPT的背景设置，大家可以看到上图（图14）中的PPT背景，有白底的也有灰底的。

这个是如何实现的呢？

当我们想把整个PPT设置成一种颜色的时候，在一张PPT空白处，点击鼠标右键选择设置背景格式，就可以在弹出颜色面板中挑选出你想要的颜色。如果现成的颜色板没有你想要的，也可以点击其他颜色，在弹出的颜色面板中自定义颜色。

当然，除了做PPT整页背景的设置操作外，还可以利用插入矩形工具，通过对矩形框的颜色填充，来改变单张PPT或者局部板块的颜色设置。

由于分享平台的限制，不能给大家做即时展示。因此上图中有操作方法截图，这是比较基础的方法，相信大家都会操作。

2.2PPT尺寸设置

图15

第二个比较常用的操是PPT尺寸设置。（图15）

一般常见的PPT尺寸比例有4:3和16:9两种。

这张图片左侧也给大家展示了这两种比例的PPT的形状，大家一看就明白，包括今天我的这个培训PPT用的就是16:9的格式。

现在比较常用的PPT模版尺寸大部分都是16:9。大家在下载模版、使用模版的时候一定要看清楚模板尺寸，否则尺寸不一样，哪怕你原封不动把模版拷贝过来，排版也会发生变化。

如何确定PPT的尺寸呢？

如果能知道自己公司所用PPT尺寸的话，就可以确定自己使用哪个尺寸是最合适的。如果不能确定的话，建议直接使用16:9的，这个是目前使用最多的PPT尺寸。

2.3文字段落间距设置

图16

第三个操作是行间距的设置。（图16）

我发现我的很多同事在做PPT的时候都不知道有行间距设置这个功能，几乎不去操作它。

这会导致什么情况呢？

如果我们借鉴几版不同的模版，就会有段落间距不一致的情况出现：同一页上有几行的行间距很紧凑，有几行又很稀疏，给人不统一也不专业的感觉。

模版的使用不是简单的替换文字或图片，很多时候是需要我们根据不同的情况做调整的。

间距如何设置也在上图右侧部分给大家分享了方法，跟word里间距设置一样，用鼠标选中要设置的几行文字或段落，点击右键，选择段落，然后进行设置。

我一般用的行间距是1.25倍。如果文字特别少的话，我也会用1.5倍，图中也跟大家分享了几种间距的视觉效果。（图16）

大家可以根据自己的内容做设定，在PPT的一页内或者是绝大部分的页面 都能做到行间距的统一。

2.4字体格式设置

图17

第四个是关于字体格式的设置。（图17）

一般PPT字体会设置成微软雅黑的。

如果你用的是苹果电脑的话，苹果系统自带字体也比较好看，可以直接使用。我们也可以在电脑上安装其它字体使用，安装比较多的就是方正的字体了。

上图（图17）给大家罗列了几个常用的字体，大家可以下载安装，不会安装的话可以百度下，非常简单，字体的下载也特别方便。在这里跟大家强调一下，要注意字体的版权，如果这个PPT不会被大规模分享的话，应该没什么事。

2.5颜色设置

第五个是颜色的设置。（图17）

这里包括了字体颜色的设置、图片颜色及PPT背景的设置。建议大家首先选一个主色调，然后再选1-2个辅助色即可。

主色的确定方法有两个：

一个是根据自己公司或公司Logo的颜色来设置；

一个是根据主题来设置。

对于 种根据Logo来设定色调，不仅是根据自己公司来设置，尤其是当你给对方公司做题案汇报或给合作伙伴做PPT展示时，如果你根据对方公司的logo色来设置自己PPT颜色的话，对方公司看到自然会觉得你很有心。

接下来我来分享下自己在这块的经验：

在每次给别的公司出方案或者帮助别的公司改PPT的时候，我都会首先看下这个公司的网站和Logo，从它的Logo中挑选出自己做PPT的色调。这个Logo的颜色可以用Photoshop的调色板，把颜色的RGB数值记下来，然后按照上图中我列的操作方法调色即可。

想跟大家强调的是，切记一个PPT里不要出现过多的颜色，太过花哨会让人抓不住重点，更不容易对你传递的信息或要表达的企业形象有所认知。

2.6形状设置

图18

第六个是形状设置。（图18）

这里的形状多种多样，可以根据需要选择不同的形状插入到PPT中，丰富PPT的展示形式。上图中列了几个比较常用的形状。

形状的使用，会比单调的文字展示要活波的多，也清晰很多。如果自己的PPT里字很少，建议大家可以看下如何用形状配合字体展示，来丰富PPT内容。

那么，如何修改形状的颜色呢？

图19

鼠标选中要修改颜色的形状后，通过上方菜单栏中的形状填充、形状轮廓和形状效果来实现。（图19）

注意：一般形状的轮廓我们设置为无轮廓

像上图中右侧的三个圆形，可以看到颜色填充不一样，另外后面两个圆形有一定的阴影和映像效果，是通过形状效果来实现的。

2.7SmartArt设置

图20

第七个是插入SmartArt的操作。（图20）

可以看自己的内容适合哪一种类型，选择后直接插入。我们可以在图中右侧部分看到，比如插入某个SmartArt时，鼠标放上去可以替换文字了。接着来设置形状的颜色，鼠标放到形状上，在菜单栏上选择格式→形状填充来修改颜色。

2.8图表设置

图21

第八个是图表设置。（图21）

图表主要用来制作数据图，有很多类型可以选择。图标的形状是和Excel表连在一起的，我们可以看图中右侧部分，当我们插入柱状图后，便会自动打开Excel表，将相应数字填到Excel表后，图表即可展示出来。

我们也可以调整柱状图的形状和颜色，用鼠标点击图表中的柱状图，在菜单栏上选择格式→形状填充来修改颜色。

2.9快捷键的使用

图22

快捷键的使用会让大家制作PPT的效率提高很多倍，这里跟大家分享几个常用的快捷键操作方法：（图22）

调整大小的操作：

按住shift键的同时，用鼠标拉图片或形状，可以保证同比例调整图片大小；

选中多个图形的操作：

用鼠标左键在图形或框的 外围圈住就可以选中图形了；

复制的快捷键操作：ctrl+C/V；

追求对齐的操作：可以按住ctrl键，通过上下左右的箭头来精确调整；

保存：ctrl+S，做文档要随时保存。

PART2

使用PPT：PPT模板使用

图23

认识了PPT的一些基本操作后，我来和大家分享下PPT模板的一些使用技巧。（图23）

1.PPT模板找寻：几个不错的网站

图24

我们在制作PPT的时候，大多不是凭空去设计创造，而是去找现成的模版。

有的人做PPT的时候，会看别人的PPT挺好看的就直接要过来参考做。这样做其实效率不高，有两个原因，一个是别人不一定愿意给，另外一个是别人的版本也不一定适合你。所以这里给大家介绍一下如何找PPT模版及如何使用PPT模版的方法和技巧。（图24）

先推荐几个我个人用起来还不错的PPT模板网站。

1.1 PPT

图25

一个是 PPT。（图25）

PPT是资历很老的一个网站。

优点是里面的PPT基本上都是免费的，可以免费下载下来，直接使用。

缺点就是排版一般，由于是比较早的一个PPT网站，所以很多PPT模版都还是几年前那种流行的风格，跟现在主流的那种扁平化、简洁或杂志型PPT有一定的距离。但网站目前也在适应新的流行风格，也有一些不错的模版。

对这个网站，我基本上是没事或者每次需要做PPT的时候，都会在上面找素材。看到比较好的素材，不管这次能不能用上都会提前下载到本地储备好，后续当我需要制作PPT的时候，我会把这些模版再打开看看，根据我前面已经确定好的PPT内容再挑选模版或单页PPT素材进行整合。

1.2变色龙PPT

图26

第二个我常用的PPT模版网站是变色龙。（图26）

大家从图中就能看出来，跟 PPT网站相比，这里的PPT模版更有设计感。

优点是PPT模版制作精良专业；

缺点是不能免费使用，都是付费的。

对于我们来说，不可能一套PPT模版走天下。展现内容不同借鉴的模板类型和风格就不同，但我们又不可能把看到的模版都买下来。

所以，我的做法是挑选1-2套不错的模版，或者说是比较全的模版。什么是比较全的模板呢？

一般比较全的模版包括了每页PPT的展示，且每页内容都有非常清晰的逻辑性，比如：

某一页展现的内容是包含关系还是并列关系？

是图文并茂还是表格数据？

是文字描述为主还是逻辑关系为主？

如果一个模版里能包含这些模版，再加上各种小图标，就足够了，就可以让我们买下来。

当我们做PPT做的比较熟练的时候，我们就可以根据这些模版照葫芦画瓢自己设计出一版PPT，就不再需要购买现成的模版了。

这两个就是我常用的两个网站了。

PPT模版的网站有很多，从百度上大家就可以搜到，我们不可能每个网站都去看，也没有这个时间和精力。大家可以挑选1-2个自己比较喜欢的PPT模版网站，互相借鉴使用即可。

1.3创客贴

图27

第三个是创客贴网站。（图27）

创客贴里面也有PPT模版。

优点是有免费的模版，而且模版还算比较新；

缺点是下载下来的模板经常会缺字或缺图，或者图片是不可编辑的。

创客贴这个网站建议能够熟练操作PPT的朋友使用，参考它里面的模板自行设计PPT排版。

1.4其它的PPT模板网站

图28

还有一些PPT模版的网站也很不错（图28），比如包图网、千库网、雷锋PPT等网站，只不过自己使用的比较少，就不多做评价了。大家可以百度下PPT模版来看。

我们不需要过多的模版平台，只要找到2个自己使用顺手的网站即可，上面的模版足够你使用。这是我对PPT模板网站的使用建议。

2.套用PPT模板的常见误区

图29

大家在使用PPT模版的时候，经常会有几个误区，我在这里多说一下。

2.1 个误区：不管合不合适，直接套用

图30

很多人找到一个模版，不管合不合适，直接全部套用，但套用的还不够彻底。（图30）

字体、字号、字数跟模板的完全不一样就直接套用了。比如模版那页上标题用的是方正小标宋，正文用的是方正兰亭黑，字数可能一共就个字。

但很多人套用模板这页的时候根本不管这些，自己那一页里面的内容可能就有字了，但它不管是否适合就直接套用了。字体、字号、行间距等关键细节都不调整，出来的效果可想而知。给大家看一个直接套用模板的案例。

图31

同样是套模版，但模版没套好，仍然好不了。（图31）

大家看上面这个例子（图31），左边是原模版，右边是套用后的PPT页面。我们可以在图中看出原模板有五处很明显的构图要素：

图片

图中间的圆形

圆形下方两行很小的灰色英文字

三个渐变的蓝色圆点

浅灰色中文微软雅黑字体（用浅灰色营造PPT层次感）

但套用的人却忽视了这些要素，直接把文字拷贝过去，那么字体变了、颜色变了、字数又多，套用出来后跟原模版相比就难看了许多。

那我们该如何避免这种情况出现呢？

图32

个误区的解决方案是要根据内容选择模版，几个模版组合一起用，哪页合适用哪页。（图32）

2.2第二个误区：图片不调整，文不对图

图33

图片不改，或图片找的不合适，同样会看着不好看。（图33）

大家可以看上图（图33），图中左侧是一个PPT模版，原模版中的图片是关于摄影的，如果你写的PPT内容跟这个相关，那么不改图片也是可以的。

但如果你写的是一个跟摄影八竿子打不着的主题，不改图片的话就不合适了。有的人改了图片，但搜到的图片却不好看。

那么如何避免这种情况呢？

图34

一句话来说就是“模版虽好，图片也需要根据内容替换相应图片。”那么，图片去哪里找，这个后面会给大家分享。

3.PPT模板正确使用的五个步骤

图35

说了常见的两个误区，那么我们该如何正确使用PPT模版呢？（图35）

主要分为下面五个步骤。

3.1 步：根据内容确定PPT性质和用途

图36

如果是老板的PPT，先根据内容判断PPT的性质和用途：

偏商务？

工作汇报？

工作总结？

根据PPT不同内容的性质和用途来找相应性质的模版。这个在每个模版网站上都有分类，大家可以根据分类来快速找到适合自己的PPT模版。（图36）

3.2第二步：下载多个模版组合、挑选

图37

在挑选模版的时候，一般网站上会展示出整个模版页面的缩略图，可以根据缩略图看是否符合你的需要，再决定是否下载。

挑选好模版后，我们要快速对各个模版进行浏览，然后再多次浏览下PPT的内容，带着浏览过的PPT模版，在脑海中找到适合各个页面的模版重新组合成自己需要的模版。（图37）

3.3第三步：修改成适合自己的模版

图38

挑选好模版后，看模版的色调是否适合自己，可以通过下面的三个方式来确定PPT主色调：

1）自己公司的主色调或者对方公司Logo的主色调；

2）PPT的属性，一般商业类的PPT蓝色居多；其他常见的PPT多以黑白色、深红色或绿色为主；

3）领导的喜好或者自己的喜好

颜色定好之后，需要将模版中的颜色给统一改过来，颜色搭配方面可以参考一个网站：

colorsupply：